Executive Assistant,Administration

SOBRE EL ROL

Como Asistente Administrativo/a y de Oficina, serás responsable de brindar soporte administrativo integral a la operación de SC Johnson Chile, contribuyendo al funcionamiento eficiente y ordenado de la oficina.

La posición tendrá un rol clave en la gestión administrativa de proveedores y órdenes de compra, soporte a Dirección y a las áreas de Comercial, Marketing, Finanzas y Administración, así como en la coordinación de servicios generales, recepción y necesidades logísticas de la oficina.

Además, actuarás como punto focal local para el funcionamiento general de la oficina, coordinando proveedores, servicios y requerimientos operativos, y realizando seguimiento de las necesidades hasta su resolución.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

• Gestionar proveedores y órdenes de compra, incluyendo alta y actualización de proveedores cuando corresponda, creación de órdenes de compra en SAP, seguimiento de aprobaciones, validación de documentación y seguimiento del proceso hasta la recepción del producto o servicio, facturación y pago, gestionando eventuales diferencias con proveedores.
• Brindar soporte administrativo a Finanzas y Administración, manteniendo respaldos de transacciones y documentación, apoyando el control de gastos corporativos y tarjetas de crédito, manteniendo controles y archivos de seguimiento y actuando como back-up de procesos administrativos cuando sea requerido.
• Gestionar los servicios generales y requerimientos operativos de la oficina, incluyendo insumos, alimentos y papelería; mantenimiento, limpieza, reparaciones, infraestructura y facilities; soporte tecnológico básico; mensajería y correspondencia, realizando seguimiento de los requerimientos hasta su resolución.
• Coordinar la recepción y logística general de la oficina, incluyendo atención de visitas, llamadas, correos, clientes y proveedores; preparación de salas, catering y materiales; coordinación de reuniones, viajes, traslados, hoteles, almuerzos in the office/ out of office y visitas regionales o globales. Coordinación logística end to end de cualquier evento corporativo.
• Brindar soporte administrativo y logístico a Marketing y Ventas, incluyendo viajes grupales, gestión de muestras de producto para ferias y activaciones comerciales y coordinación de eventos corporativos, contemplando proveedores, cotizaciones, logística, comidas y regalos internos o corporativos.
• Brindar soporte administrativo a la Dirección, gestionando agenda, coordinación de reuniones presenciales y virtuales, viajes y traslados, cuentas de gastos, visitas externas y requerimientos de working lunch y cafetería.
• Asegurar el adecuado mantenimiento de documentación y controles administrativos, brindando soporte en auditorías internas y externas, manteniendo respaldos requeridos y realizando seguimiento de proveedores y servicios recurrentes, renovaciones, condiciones acordadas y necesidades de recotización.
• Actuar como punto focal para requerimientos generales y contingencias de la oficina, incluyendo atención y coordinación de casos derivados de la línea de atención al consumidor; soporte logístico en ingresos y salidas de colaboradores junto con Recursos Humanos e IT; seguimiento de hitos administrativos, stock de insumos, iniciativas de seguridad, emergencias y Comité Paritario; identificando responsables y coordinando acciones hasta su cierre.

EXPERIENCIA REQUERIDA

• Formación técnica o universitaria en Administración o carreras afines, completa o en curso.
• Experiencia previa en posiciones de asistencia administrativa, administración de oficina, compras o funciones similares, incluyendo experiencia trabajando con proveedores y documentación administrativa.
• Buen manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, PowerPoint y Outlook.

EXPERIENCIA Y COMPETENCIAS DESEADAS

• Deseable experiencia utilizando SAP u otros sistemas ERP, así como conocimiento de procesos de órdenes de compra y gestión administrativa de proveedores.
• Sólidas habilidades de organización y planificación, con capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente y mantener atención al detalle y rigurosidad administrativa.
• Proactividad, autonomía y capacidad de resolución de problemas, con habilidad para anticipar necesidades, tomar ownership de los requerimientos y realizar seguimiento de principio a fin.
• Fuerte orientación al servicio, con capacidad para brindar soporte efectivo a diferentes áreas y responder con flexibilidad a las necesidades de la operación.
• Buenas habilidades de comunicación y relacionamiento interpersonal, con capacidad para trabajar transversalmente con diferentes áreas, proveedores y otros stakeholders.
• Capacidad para manejar información confidencial de manera responsable.
• Capacidad para desenvolverse en un entorno dinámico, coordinando simultáneamente proveedores, servicios, eventos y requerimientos administrativos y operativos

REQUISITOS

- Full Time (Tiempo Completo)

- Contrato por tiempo indeterminado

- Este puesto no es elegible a relocación

BENEFICIOS

Súmate a SC Johnson y forma parte de una de las mejores empresas para trabajar de Latinoamérica con:

• Innovadoras oficinas y plantas productivas certificadas como LEED, diseñadas con espacios abiertos que inspirarán tu creatividad, equipadas con las herramientas necesarias para que disfrutes tu día a día.
• Oportunidades de desarrollo que potenciarán tu carrera profesional en un entorno laboral dinámico, donde podrás desplegar tu potencial en una empresa global, líder en consumo masivo.
• Días adicionales de descanso para que puedas recargar energías.
• Acceso a un programa integral de beneficios con foco en el bienestar personal, familiar y económico de cada colaborador que promueve el equilibrio entre la vida personal y laboral.

SOBRE NOSOTROS

SC JOHNSON es una empresa familiar de quinta generación construida sobre un espíritu de aventura y ganancia de la manera correcta. Llevamos más de 130 años liderando con el propósito de construir marcas de primera calidad como Raid®, Glade®, OFF®, Ziploc® y más, en prácticamente todos los países.

A través de estos nombres familiares, estamos haciendo una diferencia positiva en el mundo que nos rodea. Pero sólo tenemos éxito con la vitalidad combinada y la fuerza de nuestras 13.000 personas que realmente valoramos y apoyamos en su búsqueda de objetivos individuales y compartidos.

Inclusion & Diversity

We’re a global business, with people from every culture, ethnicity, race, religion, gender identity, sexual orientation, age and ability. We recognize the breadth of human experience, and we work to celebrate it. It is our goal to build a diverse, inclusive and supportive work environment where all people can thrive.

We’re committed to ongoing efforts that help us attract, hire, and retain diverse talent who want to build a positive, inclusive environment. Read more about our ongoing initiatives at https://jobs.scjohnson.com/inclusion.